2021年6月24日下午，第五届交通信息化论坛组委会第二次工作会议在南京召开。会议由组委会执行主席、学会信息化工作委员会副主任委员、省交通运输厅总工程师凌耀初主持。组委会副主席、公路分会会长游庆仲，执委会副主席、公路分会常务副会长钟建驰出席会议并讲话。组委会委员及代表、论坛各责任单位负责人参加了会议。会议听取了组委会第一次工作会议以来各论坛责任单位筹备工作推进落实情况汇报，就主论坛和分论坛演讲嘉宾和报告、论文征集、专项活动打算、论坛经费筹措、会场安排、参会人员组织等有关重要事项进行了讨论研究，与会代表提出了意见和建议。

会议明确了有关事项，并对论坛下一阶段筹备工作提出了具体要求。一是进一步加强沟通协调，落实好主论坛和分论坛的人选、报告和次序安排。分论坛的前三位主报告于7月底报组委会，执委会学术组组织审核把关，确保专家报告的质量和水平；二是加强论文组织。原则上各分论坛主要承办单位组织7到8篇，华设、苏交科及几大科研单位和院校各组织10篇论文，7月底前报至执委会学术组。学会秘书处抓紧研究明确论文征集的激励措施，建议通过推荐优秀论文纳入学会年度学术年会论文集、出版学会的《现代交通与冶金材料》期刊增刊以及论坛期间搭建优秀论文展板等，提升投稿积极性和投稿质量；三是明确分论坛具体会议场地安排。各分论坛牵头承办单位抓紧与执委会会务组对接，根据有关要求对会场进行优化布置；四是组织安排好专项活动。积极争取安排一些重要的签约仪式、颁奖仪式、成果发布等活动，请各分论坛承办单位和论坛各成员单位积极发动和推荐，于8月15日之前反馈至执委会秘书组，需要纳入主论坛的重大活动于7月底前报组委会商定；五是会议同意会务组汇报的有关会议经费收支安排建议（7家分论坛牵头承办单位每家落实分论坛承办经费8万元；征集相关企业单位在会议期间进行小型展示和广告宣传，每家收取3万元；华设、苏交科两家会员单位分别落实主论坛冠名赞助费10万元），执委会会务组抓紧与相关单位对接，签订相关协议，明确相关要求；六是借鉴WTC做法经验，探索创新模式，更好的推介本届论坛。请主论坛、各分论坛于8月底将论坛基本安排和亮点内容等相关图片文字报至执委会秘书组，有序开启论坛线上推介，做好论坛前期宣传。

组委会执行主席凌耀初作了会议小结，他肯定了前一阶段大家付出的努力和筹备工作取得的成效，要求组委会各责任单位认真落实会议明确的要求，扎实做好下一阶段论坛各项筹备工作：一是注重发挥论坛最大效力，要做到换位思考、创新工作方法，从不同角度考虑不同参会对象诉求，做实、做细、做优论坛各项活动安排和筹备工作；二是把好论坛质量关，论坛学术报告是论坛的优质资产和成果，要做好成果的把关和分享工作；三是加强论文征集工作，要综合考虑今年论文分流因素，做到分线征集、并线整理，确保论文品质；四是梳理参会名录，请各分论坛承办单位、论坛各成员单位梳理各自参会单位名单，7月底前报至执委会秘书组，由执委会秘书组汇总整理后统一发给所有参会单位，牵线搭桥、自愿合作，促进论坛期间商务合作、洽谈、签约等专项活动积极开展；五是紧前不紧后的开展好下一阶段筹备工作，按照既定计划8下旬召开组委会第三次工作会，请大家倒排计划、细化任务、齐心协力、精益求精，力争本届论坛在前四届基础上更上台阶、更有水平、更出成效。